{"id":6720,"date":"2016-02-05T00:15:24","date_gmt":"2016-02-04T23:15:24","guid":{"rendered":"http:\/\/tutoberri.info\/?p=6720"},"modified":"2019-01-28T11:50:16","modified_gmt":"2019-01-28T10:50:16","slug":"la-gestion-documental-una-herramienta-de-competitividad-para-las-empresas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tutoberri.info\/?p=6720","title":{"rendered":"La gesti\u00f3n documental, una herramienta de competitividad para las empresas"},"content":{"rendered":"
\"Gorka<\/a>

Gorka Lacunza, gerente de Atecna. Cedida<\/p><\/div>\n

\u00bfQu\u00e9 tienen en com\u00fan Ultracongelados Virto, la Cl\u00ednica Universidad de Navarra, Indusal, Truck&Wheel o Caja Rural? Todas ellas son empresas que han decidido apostar por la gesti\u00f3n documental como una herramienta que les permite ser m\u00e1s eficientes y productivas en su d\u00eda a d\u00eda, dedicarse a tareas que realmente aportan valor al negocio y sistematizar aquellas que no. Y para ello han confiado en Atecna.<\/p>\n

Esta empresa navarra, fundada en 1997, est\u00e1 especializada en la implantaci\u00f3n de sistemas avanzados de gesti\u00f3n documental y ofrece un servicio integral a sus clientes que va desde la recogida, organizaci\u00f3n y custodia de archivos f\u00edsicos hasta su digitalizaci\u00f3n y transformaci\u00f3n en im\u00e1genes y metadatos, llegando,\u00a0incluso, a su integraci\u00f3n en los sistemas de gesti\u00f3n empresarial (ERP).<\/p>\n

\u201cEl centro de nuestro proyecto empresarial es el documento y en torno a \u00e9l lo hacemos absolutamente todo, desde que nace hasta que se destruye: podemos digitalizarlo, gestionarlo, extraer datos, organizarlo, custodiarlo\u2026 Ofrecemos un servicio integral de gesti\u00f3n documental\u201d, explica Gorka Lacunza<\/strong>, gerente de Atecna y uno de los socios fundadores junto a Fernando Iribarren y C\u00e9sar Ilzarbe, quien ya no est\u00e1 en la empresa.<\/p>\n

\u201cNuestros servicios de gesti\u00f3n documental permiten aumentar la eficiencia de las personas, lo que aumenta la productividad de la empresa ya que el tiempo que antes se dedicaba a hacer lo que ahora es un proceso sistematizado se puede aprovechar para otras labores que aportan m\u00e1s valor al negocio\u201d, argumenta Lacunza. Y como ejemplo de ello cita el proyecto que est\u00e1 realizando Atecna para Caja Rural de Navarra, en el que han logrado una mejora del 60% en la velocidad de digitalizaci\u00f3n y una importante disminuci\u00f3n de errores gracias a la eliminaci\u00f3n del picado manual de datos y a la aplicaci\u00f3n de automatismos y diferentes procedimientos.<\/p>\n

Adem\u00e1s, gracias a la adquisici\u00f3n de la empresa de seguridad digital KSI en 2014 y a la incorporaci\u00f3n de Pedro Latasa, Atecna realiz\u00f3 una decisiva apuesta por la integraci\u00f3n del mundo de la gesti\u00f3n documental con el mundo del ERP. \u201cAhora somos capaces de unir ambos mundos y hacer que funcionen de una manera coordinada y efectiva. Hasta ahora las empresas ten\u00edan, por ejemplo, la gesti\u00f3n documental\u00a0por un lado y su contabilidad por otro, y hemos conseguido que puedan vincularse, con conectores ya desarrollados o realizando desarrollos a medida. De esta forma, podemos integrar los datos de los documentos en los sistemas de negocio de las empresas\u201d, a\u00f1ade el gerente. Esto permite que, simplemente d\u00e1ndole a un bot\u00f3n, se puedan ver desde un ERP las facturas, los contratos de un\u00a0cliente, un presupuesto enviado por correo electr\u00f3nico\u2026 con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos.<\/p>\n

\u00bfCu\u00e1les son las principales empresas con las que trabajan?<\/strong><\/p>\n

Ultracongelados Virto, Indusal, Truck&Wheel, Caja Rural de Navarra, Cl\u00ednica Universidad de Navarra, Mapfre, Mutua Navarra, Gas Natural Navarra y La Rioja…. entre otros muchos. Tenemos m\u00e1s de 250 clientes, algunos recurrentes y otros m\u00e1s peri\u00f3dicos cada varios a\u00f1os. Son muy variados ya que hay desde despachos de una persona que nos contrata para la\u00a0destrucci\u00f3n de documentos hasta el Grupo Cie, que es una multinacional del sector del autom\u00f3vil que est\u00e1 en Guip\u00fazcoa y tiene diferentes plantas en toda Europa, a la que hemos implantados sistemas de gesti\u00f3n documental en dos departamentos.<\/p>\n

Trabajamos con empresas y entidades de Navarra, La Rioja, Pa\u00eds Vasco, Madrid, Catalu\u00f1a, Andaluc\u00eda… y ahora estamos en conversaciones con unos asesores de Tenerife. Recientemente hemos firmado con una consultor\u00eda madrile\u00f1a de m\u00e1s de 70 personas y que tiene seis centros entre Madrid y Toledo. Han venido a Pamplona a contratar nuestros servicios porque nos conoc\u00edan por referencias de Pyramide Asesores. Esto demuestra que se puede trabajar desde aqu\u00ed con eficiencia, calidad y seriedad implantando nuestra gesti\u00f3n documental.<\/p>\n

\u00bfHan dado alg\u00fan paso hacia la internacionalizaci\u00f3n de la empresa?<\/strong><\/p>\n

Con la adquisici\u00f3n de KSI hemos incorporado a un colaborador en Colombia. Hay varios proyectos que han surgido all\u00ed y tenemos clientes interesantes estrat\u00e9gicamente. En Per\u00fa estuvimos el a\u00f1o pasado y estamos estudiando c\u00f3mo avanzar en la colaboraci\u00f3n con una empresa de Lima dedicada a la gesti\u00f3n documental. Pero Espa\u00f1a es muy grande y en Navarra hay much\u00edsimas empresas as\u00ed que tenemos un gran mercado a nuestro alcance. No decimos que no a nada, pero no buscamos la expansi\u00f3n de manera\u00a0proactiva\u00a0sino reactiva. Si nos llaman de Madrid, nosotros vamos, les contamos c\u00f3mo trabajamos y, si les convence, lo hacemos. Tenemos que tener un poco de cuidado y medir los recursos que hay que dedicar a cada proyecto, para que no se dispare\u00a0el coste y, sobre todo, el coste de oportunidad.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 facturaci\u00f3n han tenido en 2015 y qu\u00e9 perspectivas tienen para este a\u00f1o?<\/strong><\/p>\n

Hemos facturado algo m\u00e1s de 1,3 millones de euros. En los \u00faltimos tres a\u00f1os hemos crecido un 26 % de media de facturaci\u00f3n. Desde que creamos la empresa en 1997 todos los a\u00f1os, excepto 2009, hemos ido creciendo, especialmente durante la crisis, pero como en 2016 vamos a hacer mucho hincapi\u00e9 en la eficiencia, no nos va a importar facturar lo mismo que el a\u00f1o pasado aunque s\u00ed queremos que nuestra rentabilidad sea mayor.\u00a0En 2015 hemos realizado inversiones en personal y en la formaci\u00f3n de los empleados para ser m\u00e1s productivos por lo que este a\u00f1o lo vamos a notar en la eficiencia, que es nuestro objetivo. En 2014 tuvimos una rentabilidad del 16 % y este a\u00f1o rondaremos el 10 %. Pero la idea es que en 2016 volvamos a alcanzar el 16 %, sobre todo porque somos una sociedad an\u00f3nima laboral y el 75% de los beneficios los reinviertimos en la empresa.<\/p>\n

\u00bfCu\u00e1ntos trabajadores tienen en plantilla?<\/strong><\/p>\n

Somos 30 personas, de las que ocho son socios trabajadores aunque pronto vamos a pasar a ser diez. En los \u00faltimos cinco a\u00f1os, hemos triplicado la plantilla. Este a\u00f1o vamos a mantener el n\u00famero de empleados y nos vamos a centrar en buscar la eficiencia a trav\u00e9s de la formaci\u00f3n. 2015 ha sido un a\u00f1o de generar estructura, contratar gente, generar y dar forma a nuevos espacios de trabajo como el almac\u00e9n del pol\u00edgono industrial Talluntxe\u2026 y, como hemos crecido en torno a proyectos que van a ser duraderos, ahora en 2016 vamos a impulsar la eficiencia.<\/p>\n

\"atecna\"<\/a>\u00bfA qu\u00e9 se destina esa segunda nave?<\/strong><\/p>\n

Es un dep\u00f3sito de custodia de 1.200 metros cuadrados que hemos alquilado. Nuestra nave del pol\u00edgono Comarca II est\u00e1 dedicada a\u00a0custodia, digitalizaci\u00f3n y a la gesti\u00f3n de la empresa, mientras que en Talluntxe realizamos\u00a0digitalizaci\u00f3n y custodia. All\u00ed tenemos todos los documentos paletizados porque se consulta menos y apenas se toca. En cambio, aqu\u00ed est\u00e1 todo archivado en estanter\u00edas de picking y es m\u00e1s f\u00e1cil acceder a los documentos. En ambas naves se siguen los mismos criterios de orden, limpieza, cada caja est\u00e1 localizada\u2026 Nuestras instalaciones dan muy buena sensaci\u00f3n y suponen un reflejo de c\u00f3mo es nuestra forma de trabajar, de que aqu\u00ed todo est\u00e1 controlado, hay orden, limpieza, armon\u00eda… La imagen es algo que nos ha preocupado siempre mucho y la gente que viene a conocernos descubre que la imagen que proyectamos a trav\u00e9s de la web y de las campa\u00f1as de publicidad concuerda y es coherente con lo que somos.<\/p>\n

\u00bfC\u00f3mo convencer\u00eda a una pyme para que implantara un sistema de gesti\u00f3n documental y que no lo considere como algo exclusivo de las empresas grandes?<\/strong><\/p>\n

La gesti\u00f3n documental existe desde que hay empresas que trabajan con papeles. Lo \u00fanico que hacemos nosotros es implantar sistemas que garantizan la eficiencia. En la era de las comunicaciones y de los dispositivos m\u00f3viles con acceso a potentes redes de internet, que permiten hacer absolutamente de todo, una empresa no puede seguir gestionando toda su documentaci\u00f3n en papel. El papel no es corporativo, si quieres compartirlo tienes que hacer fotocopias, de esta forma vas duplicando o triplicando documentos que ocupan cada vez m\u00e1s espacio, es poco seguro porque es muy deteriorable\u2026 No podemos estar conectados a internet y a redes sociales todo el d\u00eda y no aplicar esos avances tambi\u00e9n en nuestro trabajo.<\/p>\n

Hace 10 a\u00f1os era impensable pensar que t\u00fa en el m\u00f3vil ibas a poder ver un contrato y firmarlo, pero ahora lo estamos haciendo ya con total naturalidad gracias a nuestra soluci\u00f3n de gesti\u00f3n documental. Est\u00e1 pensado para manejarlo con los dedos y nos permite buscar, acceder y manipular de forma muy sencilla toda la informaci\u00f3n que necesitamos al alcance de la mano. Incluso se puede sellar una factura como aprobada, rechazada, pagada\u2026 porque el sello puede llevar oculto un certificado digital, que es algo en lo que tambi\u00e9n somos expertos.<\/p>\n

\u00bfC\u00f3mo se puede firmar un documento de manera segura\u00a0a trav\u00e9s de un dispositivo digital?<\/strong><\/p>\n

Mediante una tecnolog\u00eda propia somos capaces de capturar los datos biom\u00e9tricos de una firma manuscrita, realizada en un dispositivo digital. Para ello utilizamos tabletas Wacon, que nos\u00a0permiten capturar la presi\u00f3n, la direcci\u00f3n del trazo y la velocidad de la firma. Nuestra aplicaci\u00f3n recoge esos datos biom\u00e9tricos, los cifra y los incrusta en el documento, que queda firmado certificadamente. Nuestro proceso tiene validez legal, con la tranquilidad que eso supone para nuestros clientes.<\/p>\n

Esta soluci\u00f3n la hemos implantado en la Cl\u00ednica Universidad de Navarra en el servicio de Admisi\u00f3n de pacientes. All\u00ed disponen de varias tabletas en las que te dan a leer las cl\u00e1usulas de consentimiento de tratamiento de datos y, si est\u00e1s de acuerdo, firmas en la misma pantalla.\u00a0Este a\u00f1o vamos a desarrollar el proyecto y extenderlo a los consentimientos informados, lo que permitir\u00e1 al centro evitar imprimir los documentos para que los lea el paciente y los firme, y luego archivarlos. Es un proyecto muy tecnol\u00f3gico y avanzado que hemos hecho para los servicios jur\u00eddicos de la Cl\u00ednica Universidad de Navarra\u00a0y que demuestra que han valorado nuestra calidad y servicio. Han confiado en nosotros para implantarlo y est\u00e1n encantados.<\/p>\n

Gracias al aumento de la eficiencia \u00bfpuede ayudar la gesti\u00f3n documental a mejorar la competitividad de las empresas?<\/strong><\/p>\n

S\u00ed y es un argumento que sirve tanto para las grandes empresas como para las pymes porque implantar la gesti\u00f3n documental les va a aportar un valor a\u00f1adido que les ayudar\u00e1 a diferenciarse de su competencia y ampliar su calidad en el servicio. Adem\u00e1s, mejora la experiencia de usuario y la gente es m\u00e1s feliz. Al principio, el trabajador siente un poco de miedo porque el cambio no gusta a todo el mundo, pero luego, cuando se implantan estos sistemas, la gente trabaja m\u00e1s c\u00f3moda y se nota que est\u00e1 m\u00e1s contenta. Ahora, si pierdes un papel, te tienes que pegar media ma\u00f1ana busc\u00e1ndolo, con el estr\u00e9s que provoca la incertidumbre de si va a aparecer o no. Estas situaciones desaparecen con nuestro proyecto, porque tienes cualquier documento al alcance de un clic, lo mismo facturas, que contratos, \u00f3rdenes de trabajo, correos electr\u00f3nicos… Sin tener que ir a un armario, a buscar un archivador a encontrar un papel, lo tienes disponible en el m\u00f3vil, en el port\u00e1til o en el ordenador.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 nuevos proyectos van a acometer este a\u00f1o?<\/strong><\/p>\n

Vamos a desarrollar el proyecto de la Cl\u00ednica Universidad de Navarra, a continuar con el de Caja Rural y a ver si podemos empezar a trabajar con alguna entidad m\u00e1s y, sobre todo, vamos a centrarnos en mejorar la eficiencia de la plantilla. Y, aunque no para este a\u00f1o, empezaremos a pensar en unas nuevas instalaciones porque nuestros dos dep\u00f3sitos ya casi est\u00e1n llenos y tenemos que unificarlos en un gran centro de gesti\u00f3n documental.<\/p>\n

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Gorka\u00a0Lacunza<\/h3>\n